We moeten rennen, springen, vliegen, duiken, vallen en weer opstaan... (H. Van Veen)

ingevoerd op 19-6-2009

Druk, druk, druk! Meestal gaat de ”mythe van de drukte” niet om te veel werk, maar over het bepalen van de juiste prioriteiten. Hieronder vind je 10 tips die je helpen je tijd goed in te delen.

1. Creëer overzicht
Inventariseer wat er gedaan moet worden en door wie. Van hard werken is nog nooit iemand overleden, zegt de volkse wijsheid, maar u moet ok op regelmatig tijdstip tijd vrijmaken om na te denken over slim werken. De combinatie van hard en slim werken levert een optimale productiviteit. Slim werken betekent dat u overzicht heeft over taken die door u en anderen moeten worden gedaan. Ga dus op tijd inventariseren wie wat moet doen voor u achter de feiten aanloopt.

2. Maak een to do-lijst
Houd u niet bezig met het onthouden van taken en afspraken. Noteer ze gewoon in een centraal document (agenda) of bestand (PDA).  Uw geest verliest aan helderheid wanneer u dingen moet onthouden die u even goed kunt neerschrijven. Op die manier behoud u helderheid van geest voor zaken waar je maar beter echt over moet nadenken: belangrijke beslissingen (een onderhandelingsstrategie met klant XYZ) bijvoorbeeld.

3. Plan goed
Met de inventarisatie en de to-do lijst, kunt u gaan plannen. Houd rekening met eventuele onvoorziene spoedklussen en plan altijd een beetje aan de ruime kant. Als stelregel adviseren we steeds om 20% reservetijd per week op de spaarrekening te houden. Dit is dus één dag per week, of ongeveer 1,5 uur per dag. Zo haalt u uw afspraken zeker, en dat werkt in uw voordeel. De vrijgehouden tijd vult zich doorgaans moeiteloos op met urgente zaken die uw aandacht vereisen.

4. Stel prioriteiten
Mogelijk moet u meer doen dan kan in de tijd die u daarvoor heeft. Niemand kan evenwel uren bijmaken. Dat betekent dat u keuzes moet maken. Bepaal het belang van je agenda-items, kies op basis van het belang èn de urgentie, beslis en voer uit. Talm niet met beslissen. Prioriteiten stellen dus.

5. Houd u aan de planning
Het beste maakt u uw planning van een grotere periode naar een kleinere periode. Dus eerst een week plannen (overzicht), alvorens je een dagplanning opmaakt. De planning zelf maak je bij voorkeur voor de periode aanbreekt, niet aan het begin van de periode. Een weekplanning maak je dus best aan het einde van de voorgaande week, een dagplanning aan het einde van de voorgaande dag. Dat geeft rust. Tevens helpt het u de alles beter in te plannen en niets te vergeten.

6. Doe dat vervelende karweitje meteen
Gebruik de aanpak van de Zwitserse kaas om lastige klussen te klaren; Snijd gaten in de klus en plan deze als separate blokken in uw planning. Eénmaal ingepland doet u het gewoon, dan bent u ervan af. Opzien tegen een vervelend klusje kost vaak meer energie dan het gewoon doen.

7. Laat u niet afleiden
Leer ”neen” zeggen. De grootste verstoring van uw voorgenomen planning bestaat erin dat mensen niet ”neen” kunnen zeggen. Een assertiever antwoord nog, is ”neen, nu niet”. Bewaak dus uw prioriteiten en uw planning, en laat u niet afleiden door storende factoren.
 
8. Doe één ding tegelijk
Leer uzelf aan om datgene wat u doet van de eerste keer goed te doen. Multitasking is een modegril, maar leidt alleen tot spanning en daardoor mogelijke fouten. U levert beter werk af én blijft fitter als u één ding tegelijk doet.

9. Ruim uw bureau op
Zorg dat u niet nodeloos moet gaan lopen zoeken naar documenten, papiertjes, nota’s, enz. Een opgeruimd bureau scheelt tijd en helpt u bij het houden van overzicht.

10. Laat uw privé-leven niet versloffen
Iedereen heeft nood aan rust, regelmaat en afwisseling. Tijd besteden aan uw privéleven geeft een mooie afleiding van het werk en helpt u de batterij weer op te laden.
Prioriteiten stellen helpt uw productiviteit verbeteren! Prioriteiten stellen helpt uw productiviteit verbeteren!