Efficiënt èn aangenaam e-mailen

E-mail is snel, goedkoop en gemakkelijk. Geen wonder dat de bedrijfswereld dit communicatiemiddel met open armen heeft ontvangen. Maar hebt u tegenwoordig ook het gevoel dat u de hele dag niets anders doet dan mailtjes beantwoorden? En vreest u dat deze communicatievorm niet professioneel overkomt bij uw contactpersonen? Dan is het hoog tijd voor een snelcursus netiquette, ofwel acht tips om efficient en aangenaam te e-mailen.

Communiceer met stijl
Geef in de onderwerpregel helder aan waar het bericht over gaat. Behandel maar één onderwerp per mail, dat maakt het achteraf makkelijk om mails te archiveren en te beantwoorden. Let op uw taalgebruik. Een bericht vol taalfouten laat simpelweg nooit een goede indruk achter. Vermijd te lange zinnen en schrijf niet alles in hoofdletters want dat bemoeilijkt het lezen. Verzorg de lay-out en voeg aan het einde van uw bericht een duidelijke maar korte handtekening met uw contactgegevens toe. Lees uw tekst altijd grondig na voor u hem verstuurt!

Reageer snel, maar voorlopig.
Maak er een gewoonte van om e-mails snel te beantwoorden. Snelheid is één van de grootste voordelen van e-mails. Hebt u geen tijd om te antwoorden, stuur dan een kort bericht met de boodschap dat u het mailtje goed hebt ontvangen en binnen een bepaalde periode opnieuw contact zal opnemen. Wees anderzijds ook weer niet te snel. Lees eerst alle mailonderwerpen van nieuwe mail, voor u op een bericht antwoordt Eén van die andere mails kan een aanvulling of correctie van dezelfde afzender bevatten.

Creëer e-mail momenten.
Snel antwoorden hoeft niet te betekenen dat u elk moment van de dag uw mailbox in het oog moet houden. Niemand verwacht dat u onmiddelijk reageert op een nieuw bericht. Controleer uw inbox op bepaalde tijdstippen, bijvoorbeeld na het afwerken van iedere taak. Op die manier kunt u uw tijd beter organiseren en werkt u veel efficiënter.

Respecteer uw e-mail contacten.
Adresseer uw e-mail niet aan een groep waarvan de mensen voor elkaar onbekend zijn. Onbedoeld wordt iemands adres op deze manier doorgegeven. Wanneer u een bericht naar verschillende mensen stuurt, kunt u het beste het veld ”blind carbon copy” (BCC) gebruiken. Op deze manier waarborgt u de privacy van alle ontvangers. Bekijk of het echt nodig is dat u verschillende mensen op de hoogte brengt van een probleem of vraag. Misschien kan één collega u verder helpen en hoeft de rest eigenlijkgeen tijd te besteden aan het beantwoorden van uw mail.

Let op de toon van uw bericht.
E-mail is een vorm van schriftelijke communicatie waardoor non-verbale uitdrukkingswijzen zoals intonatie, gezichtsuitdrukkingen, en gebaren ontbreken. E-mailberichten kunnen daardoor verkeerd begrepen worden door de bestemmeling. Wees daarom voorzichtig met humoristische of sarcastische opmerkingen. Die kunnen leiden tot misinterpretaties. Wees bovendien professioneel met wat u (over anderen) zegt. Een druk op de ”forward”-knop is zo gebeurd.

Een leesbevestiging heeft een controlerende nasmaak.
Bij het versturen van mail kunt u aangeven of u automatisch een bevestiging wil krijgen van de ontvangende partij. Het toevoegen van een ontvangst- of leesbevestiging wordt door velen echter gezien als een schending van de privacy. Als u toch een bevestiging wil om bijvoorbeeld op een later tijdstip te kunnen aantonen dat een mailtje verstuurd en afgeleverd is, dan staat het netjes als u dit even in uw bericht verantwoordt.

Bescherm bedrijfsinformatie.
E-mail is een weinig vertrouwelijke aangelegenheid. Als u iemand iets belangrijks wil meedelen, zorg er dan voor dat u ofwel uw mail beveiligt, ofwel de informatie via een ander medium verspreidt. Elektronische post kan beveiligd worden met encryptie-software, zodat enkel de bedoelde ontvanger de mail kan lezen en zodat deze ontvanger ook zeker weet dat alleen u de afzender van het bericht was. Het garandeert bovendien dat het bericht in tussentijd door niemand anders is gewijzigd.

Is e-mail wel noodzakelijk?
Last but not least: vraag u af of een e-mailbericht wel het juiste communicatiemiddel is voor een bepaald probleem, een specifieke vraag of boodschap. In vele gevallen is persoonlijk contact een stuk doeltreffender.